Langkah Membuat Laporan Tahunan

Melalui Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah sebuah software yang berfungsi sebagai pengolahan data secara otomatis, pengolahan data tersebut meliputi perhitungan-perhitungan dasar (Pengurangan, pejumlahan, perkalian, pembagian, dan lainnya), dapat menerapkan fungsi-fungsi, membuat dan menggambar grafik dan manajemen data.

1. Buka Microsoft Excel dari komputer kamu buka menu start lalu ambil  microsoft excel.

2. Buat sheet sebanyak 20 sheet , dan beri nama sheet dengan nama bulan, tapi kamu bisa mengganti nama itu dengan angka saja seperti januari untuk angka 1, februari angka 2, dan seterusnya.
cara praktis untuk menambah sheet adalah sebagai berikut :

sheet 1 : data
sheet 2 : 1 (januari)
sheet 3 : 2 (februari)
sheet 4 : 3 (maret)
sheet 5 : TW1
sheet 6 : 4 (april)
sheet 7 : 5 (mei)
sheet 8 : 6 (juni)

sheet 9 : TW2
sheet 10 : SMT1
sheet 11 : 7 (juli)
sheet 12 : 8 (agustus)

sheet 13 : 9 (september)
sheet 14 : TW3
sheet 15 : 10 (oktober)

sheet 16 : 11 (november)
sheet 17 : 12 (desember)
sheet 18 : TW4
sheet 19 : SMT2
sheeet 20 : Tahun

3. Pada sheet 1 sheet data, buatlah data sesuai yang kamu butuhkan. Disheet ini juga bisa ditambahkan nama instansi, kab/kota, tahun. Data ini berupa tabel dengan format tabel, target, pelopor dan pimpinan.Klik kanan pada sheet terus klik rename seperti ngedit nama di folder.Ketik nama yang kamu mau terus enter.

Pada format bulan name box menjadi nama bulan seperti bulan januari cukup disingkat dengan (jan) dan seterusnya.Pada format untuk mengubah bulan buat name box menjadi “natgpjan” pada bulan januari dan seterusnya.

4. Pada sheet 2 buat tabel sesuai dengan jenis data yang mau kamu buat, buat judul laporan dengan formula :

=JUDUL&"PUSKESMAS"&PKM&" "&KAB"BULAN"&JAN&"TAHUN"&TAHUN

5. Pada format tabel yang telah dibuat tuliskan comment pada tabel itu
    langkah-langkahnya :

          a. letakkan kursor pada bagian tabel yang akan dicomment
          b. klik kanan
          c. insert comment
          d. ketik comment yang akan kamu buat
          e. tulisan pada comment juga bisa diatur sesuai yang kamu inginkan 

6. Edit tabel yang akan dibuat dengan menggunakan formula yang terdapat pada menu bar seperti :

Jumlah data di tabel dengan formula  =SUM
untuk merata-ratakan data ditabel dengan formula =AVERAGE
untuk menghitung data yang dibutuhkan dengan formula =COUNTIF

7. Buatlah catatan pada bawah tabel yang telah anda buat dengan formula:

="catatan: pada bulan "&JAN&" ini, jumlah posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah "&countif (K7:K17,"BINA" posyandu dan N/D nya sebanyak "&countif(L7:L17,"BINA")&"posyandu"

8. Buat tanggal pembuatan dengan formula :

=TEMPAT",5 "&FEB&" "&TAHUN

9. Buat pimpinan puskesmas dengan formula:

="pimpinan puskesmas"&" "&PKM

10. Buatlah grafik untuk menambah data anda pada microsoft excel
      dengan cara :

            a. Blok data yang ingin dibuat dalam bentuk grafik
            b. pilih insert
            c. chart
            d. pilih jenis chart yang akan dibuat
            e. klik next - finish
            f. kamu bisa mengedit tampilan grafik kamu sesuai selera

Copy data kamu pada sheet kedua untuk bulan berikutnya, lalu ubah judul dengan yang ada pada sheet 1 dengan mengklik “JAN” menjadi “FEB”.

11. Buatlah dalam bentuk tabel data-data yang akan dibuat pada sheet kedua.
      Sesuaikan data dalam diagram dengan cara:

klik kanan pada diagram  --> select data --> pada daftar sheet dibawah pilihnya sesuai dengan  bulan yang akan di ubah --> blok data yang kamu mau à OK

12. Edit semua formula yang terdapat pada sheet data bulan januari dengan mengubah "JAN" menjadi bulan berikutnya.

13. Grafik pada sheet berikutnya sesuai dengan data pada bulan itu, pembuatan grafik sama seperti pada sheet satu.

14. Untuk memudahkan pemindahan tabel pada semua sheet, copy semua data pada cell, kosong disamping cell A lalu copy dan pastekan pada semua sheet.

15. Jika sheet kamu sudah selesai semuanya, untuk menjamin keamanan mic. excel yang telah kamu buat,kamu bisa protect sheet kamu dengan cara :

ctrl+1 --> tools --> protection --> ketik password yang akan anda gunakan untuk memprotect sheet anda --> OK

16. Laporan tahunan anda telah selesai dan anda bisa mengedit tampilan yang anda inginkan dengan berbagai aplikasi yang terdapat pada microsoft excel.

Cukup mudah kok caranya, selamat mencoba^^